دفتر کل

دفتر کل عبارتست از دفتری که حساب ها پس از طبقه بندی، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند . این حساب ها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد . البته طبق قانون تجارت ایران، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل، مجاز نیست .
متداولترین فرم حساب های دفتر کل، در حقیقت همان فرم تی ( T ) است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم می شود :
عنوان حساب : در بالای صفحات یا کارتهای مربوط به هر حساب، نام و شماره حساب مذکور نوشته می شود .
ستون تاریخ : در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع معاملات است، نوشته می شود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می شود . تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد .